Overblik over abonnementer og kontrakter, med alarmer når opsigelsesfrister nærmer sig. Undgå at betale for tjenester, I ikke bruger og få adgang til kontrakter, på tværs af organisationen. Hold styr på hvad der udleveres til medarbejderne. Integreret med Invoice Workflow og økonomisystem, eller som stand-alone.
Undgå uønsket forlængelse af kontrakter og abonnementer
Automatiske mail-notifikationer advarer når opsigelsesfrister nærmer sig. I slipper for ubehaget ved at have overset vigtige frister, der medfører at I betaler for udstyr, ydelser og tjenester I ikke længere har brug for.
Få adgang til aftaler og kontrakter, der plejer at være 'gemt' i ringbind
Med fritekstsøgning i aftaletekster, kan I altid finde det I leder efter, også når I ikke kan huske hvem aftaler er indgået med eller af. Brugernes rettigheder, sikrer at de kan se det der er relevant for dem.
Bevar overblikket, på tværs af organisationen, når I uddelegerer
Medarbejdere kan vedligeholde deres egne aftaler og kontrakter. Ledere kan se alle deres medarbejderes aftaler og administrationen har det fulde overblik. Når personale stopper, ved I præcis hvilke tjenester der påvirkes.
Få indblik i aftale- og kontrakthistorik
Se hvem der har oprettet og foretaget ændringer. Alle handlinger gemmes i revisionssporet, med tidsstempel og brugerinitialer. Så har I altid fuld indblik i historikken for hver enkelt aftale eller aktiv.
Slip helt af med papir og ringbind i administrationen
Selv om I har styr på jeres ringbind er det nemt at få øje på fordelene ved at opbevare aftaler digitalt. Fritekstsøgning i scannede og digitale aftaler, finder hurtigt det I søger, uden I behøver vide hvem de er indgået med eller af.
Budgetter og hensættelser til eventualforpligtelser
Aftaler oprettes med datoer, rater, fakturerings-frekvens og indeksregulering. Læg budget med et tryk på en knap - så åbner Excel, hvor omkostningerne ligger måned for måned for hver enkelt aftale.
Aftaler er lige ved hånden. På kontoret og på farten. Der er aldrig noget der bliver væk - velordnede lister skaber overblik på tværs af afdelinger og selskaber.
Det er slut med at bladre gennem kontrakter for at finde hvad I søger, med fritekstsøgning i Aqoola.
Tilknyt afdelinger, lokationer og medarbejdere. Så er det hurtigt at organisere overblikket i listevisningen, hvor I kan definere de visninger I har behov for.
Abonnementer der ikke længere benyttes, udgør unødige omkostninger.
Få besked frister nærmer sig, og se status i listerne med trafiklys. De ansvarlige modtager en mail med overblik over deres aftaler, og link direkte til listen.
Når medarbejdere stopper har I det fulde overblik over hvilke tjenester der skal opsiges eller ændres, og hvilket udstyr de har til deres disposition.
Ledende medarbejdere kan forespørge på aftalers fortsatte relevans. Opret kategorier og definer jeres egne aftaletyper for at øge overblikket. I får omkostningerne i øjenhøjde og et værktøj til at trykprøve relevansen af jeres faste omkostninger hen over regnskabsåret.
Uddeleger ansvar og få indblik i information, der tidligere har været spredt ud i organisationen.
I kan se hvem der har oprettet eller ændret i oplysninger, hvad I har betalt for tjenester tilbage i tid m.m.
Hold styr på, hvad der er udleveret til medarbejderne, hvor gammelt det er, og hvad det er værd.
Bærbare computere, mobiltelefoner, tablets og andre anskaffelser, der straksafskrives optræder ikke i jeres balance. Få de skjulte værdier frem i lyset. Aktiver kan registreres med en anskaffelses- og scrapværdi og en afskrivningsperiode.
Så har I altid et opdateret billede af jeres småaktivers værdi.
Vi vil gerne vise dig løsningen, så du kan danne dit eget indtryk af hvad Aqoola Contract Management kan gøre for jeres virksomhed.
Det har aldrig været nemmere at finde sine aftaler og kontrakter frem. Scannede og digitale kontrakter indekseres automatisk når de lægges ind i systemet. Alle ord er søgbare, så I kan ‘google’ i teksterne.
Administration og ledelse kan stille spørgsmål til de ansvarlige for de enkelte aftaler. Markér en eller flere aftaler og skriv en tekst. Så modtager brugeren en mail med link til de aftaler der er en forespørgsel på.
Få besked når frister og aftaleudløb nærmer sig. I undgår at overse opsigelsesfrister. Leasingaftaler og on-line tjenester der fornyer sig selv, udgør en lejlighedsvis væsentlig omkostning i mange virksomheder.
Få overblik over de aktiver I udleverer til jeres medarbejdere. I fanen over aktiver kan I se om et aktiv er udleveret eller tilgængeligt, hvad der er udleveret til en bestemt person m.m.
Budget med ét tryk på en knap. Indekseringsnøgler opdaterer raterne automatisk. Knap åbner oversigten i Excel, med omkostningerne fordelt i rater, måned for måned. Budgetlægning har aldrig været nemmere.
Brugerne får adgang til aftaler og aktiver i de afdelinger der er relevante for dem. Nogle skal kun kunne se deres egne ting, andre har brug for at se alt for en eller flere afdelinger. Få kontrol med processen.
Alle jeres kontrakter og aftaler ligger i overskuelige lister. Filtrer på afdeling, ansvarlig m.m. for at skabe det overblik I har brug for. Brugernes rettigheder styrer hvad de har adgang til, samt hvad de må oprette og ændre i.
Hvis I allerede har jeres aftaler registreret i regneark, kan i indlæse dem direkte i Aqoola. Jeres scannede kontrakter kan uploades, så teksten bliver søgbar, så I nemt kan finde dem igen.
