01

Slip for at indtaste fakturaoplysninger

Modtag fakturaer digitalt som PDF og OIO m.m. Bogholderiet skal ikke taste og I slipper for bøvlet med at udskrive fra e-mails og fordele papir til godkendelse i dueslag og på skriveborde. Markedets mest effektive OCR-motor, genkender jeres fakturaer fra første dag.

02

Få bedre overblik over jeres kreditorfakturaer

I ved altid hvor fakturaerne er henne og hvem der skal godkende. Opgavelister med filter-visning giver bogholderiet det fulde overblik. Statusikoner viser forfaldsstatus og Instant Reporting viser likviditetspåvirkningen med ét tryk på en knap.

03

Godkend jeres fakturaer - også når I er på farten

Godkend fra tablet og smartphone. Fakturaerne er altid ved hånden og bliver aldrig væk. Fritekstsøgning i arkivet - så kan I altid finde jeres bilag, når I ikke kan huske, hvor I sidst handlede eller hvad I plejer at betale for en vare eller ydelse.

04

Skab tryghed hos ledelse og medarbejdere

I sikrer at regler og procedurer for godkendelse bliver overholdt. Det er nemt at få indblik i handlinger, hvor det har været nødvendigt at afvige. Opbyg hierarkier, regler og processkabeloner. Det giver tryghed for, at I har styr på jeres processer og regler.

05

Sig farvel til kedelige rutiner og få tid til det der er spændende

Fysisk håndtering er fortid. Indbyggede kontroller sparer tid og mindsker fejl. Information I plejer at bruge tid på at finde, bliver hurtig tilgængelig. Op til 80% af tiden til godkendelse, bogføring og arkivering kan frigives. Så I kan bruge den på ting der skaber værdi.

06

Slut med at vende bunker i indkøbsafdelingen

Fokuser på afvigelser, hvor automatisk match og godkendelse ikke er mulig. Lagerstatus kan styre processen, så godkendte fakturaer først bogføres når varerne er modtaget - uden at I behøver at vende bunker for at tjekke om afstemte ordrer er klar til bogføring.

Udnyt tiden effektivt og skab bedre overblik

about-01b (1).jpg

Med det rigtige værktøj,  er det nemt for jer at høste nogle lavt hængende frugter - det sparer tid og fjerner fysisk håndtering. Aqoola kan modtage alle elektroniske formater, så I slipper for at udskrive og fordele papir til godkendelse, som efterfølgende skal indtastes i økonomisystemet og arkiveres i ringbind.

OCR-behandling kræver normalt opsætning af skabeloner for hver enkelt leverandør. I Aqoola ligger de allerede i Skyen, så I slipper for at taste fra første dag.

service-02a (1).jpg

Hierarkier holder styr på beløbsgrænser og sørger for at fakturaerne kommer videre til de rigtige. Giv indkøb højere grænser for varekøb, end almindelige omkostninger. Kræv to godkendere med prokura, for særligt høje beløb.

Der er altid styr på processerne. Definer jeres egne regler og lav om på opsætningen, når behovet melder sig.

Alle handlinger gemmes i revisionssporet, med initialer og tidsstempler. Ledelse og revisor har sikkerhed for at reglerne overholdes.

about-01b (1).jpg

Se hvor I processen fakturaen er, hvem der har godkendt og hvem der mangler. Bilag ligger i sorterbare lister, der kan filtreres til at vise præcis de opgaver, man har brug for.

Bogholderiet kan se, hvorfor bilag er afvist eller sat på hold fra oversigterne uden at skulle åbne dem først. Trafiklys viser forfaldsstatus instant reporting øger det økonomiske overblik. Brugerne får en mail med en oversigt, når de har noget der skal godkendes - og påmindes automatisk.

about-01b (1).jpg

Frigør tid for administration og medarbejdere, og brug den til mere værdiskabende opgaver. I slipper for at åbne emails og udskrive PDF’er, fordele til godkendelse, indtaste og bogføre fakturaer enkeltvis, rykke internt, arkivere i ringbind og lede efter fakturaer i ringbind.

Aqoola tjekker for dubletter, om betalingsbetingelser, at bankkonti stemmer, og at kontering og moms er korrekt.

Bogføring går hurtigere. Godkendte fakturaer bogføres i en enkel arbejdsgang - alt er tjekket i fakturaflowet og arkiveringen sker automatisk.

Trafiklys

Ikoner viser forfaldsstatus i oversigterne, så I altid ved hvilke bilag der har udløst notifikationer til brugerne.

Mobile enheder

Betjening sker i browser fra stationære og mobile enheder, uden installation af software.

Notifikationer

Man får en daglig oversigt, når der er fakturaer som skal godkendes, og rykkere når det ikke sker til tiden.

Fraværsassistent

Fakturaer omdirigeres automatisk når man er fraværende, og kollegaen kan se årsagen.

Arkiv

Søgenøgler og fritekstsøgning gør det nemt at finde gamle fakturaer i webarkivet.

Historik

Alle handlinger registreres med tid og initialer, så I altid ved, hvem der har gjort hvad og hvornår.

Hierarki

Hold styr på at godkendelse sker i overensstemmelse med ledelsens retningslinjer.

Påmindelser

Op til ferier er det rart at bogholderiet kan påminde  brugerne, selvom deres bilag ikke er forfaldne.

Nemt at lære

I bliver hurtigt fortrolige med Aqoola. Undervisningsvideoer viser hvordan man gør, og der er indbyggede hjælpetekster på alle knapper.

Statens- & Kommunernes Indkøbsservice

"Vi fik anbefalet Aqoola af KMD. Det er hurtigt at komme igang, og det er meget intuitivt. Der er hurtig support, og har man et problem, får man svar samme dag"

-Mia Pedersen, Bogholder

Møblér

"Vi har 52 forretninger der godkender fakturaer, og konstant 4.000 fakturaer i workflow. Vi kender altid deres status og overser aldrig en betaling. Og det kører fejlfrit!

 -Thomas Hagerup, Direktør

COMM2IG

"Aqoola er fantastisk. Vi plejede at bruge hele dagen på at håndtere varekøbsfakturaer. Nu er vi færdige inden kl. 10 - og vi behøver ikke engang at være på kontoret for at gøre det.

-Birgit Knudsen, Regnskabschef

Strandmøllen Industrigasser

"Aqoola er fantastisk. Vi plejede at bruge hele dagen på at håndtere fakturaer. Nu er vi færdige inden kl. 10 - og vi behøver ikke engang at være på kontoret for at gøre det.

-Morten Olsen, IT-chef