01

Brancheløsning udviklet til skoler

Aqoola til Navision Stat er udviklet til fakturahåndtering på skoler. Betjeningen er nem, både for lærere og bogholderi og giver bedre indsigt og overblik, uden at være en ekstra byrde. Vi har lagt vægt på overskuelig og enkel betjening - med funktioner der letter arbejdet, øger overblikket og fjerner kedelige rutiner.

02

Menu og funktioner i Navision Stat

Navision Stat er omdrejningspunktet for bogholderiets arbejde. Aqoola har egen menu og knapper i selve Navision. Det giver en række fordele man ikke har i andre fakturaflow: Straksopret nye kreditorer, status på fagbudgetter for lærere, åbn PDF fra finans- og kreditorposter, automatisk kontrol af bankkonti, fordelingsnøgler og periodisering m.m.

03

Bliv en del af et stort ERFA-netværk

Med over 60 skoler er der flere skoler der bruger Aqoola end noget andet fakturaflow. I bliver en del af et stort ERFA-netværk, hvor I kan udveksle erfaringer med kolleger fra andre skoler. Vi lytter til skolernes ønsker, og udvikler løbende nye funktioner der letter arbejdet og sparer tid for bogholderi og lærere.

04

Support der kender Navision

Vi er der også, når I har brug for hjælp eller har spørgsmål til betjeningen. Vores kompetencer er ikke begrænset til fakturaflowet. Vi har egen udviklingsafdeling med certificerede Navision specialister, så I kan få den hjælp I har brug for, hvis der er noget der driller. Hvad enten det drejer sig om godkendelse i workflowet eller bogføring i Navision.

05

Ingen uforudsete omkostninger

Der kommer løbende opgraderinger af Navision Stat. Med Aqoola's standardmodul i Navision Stat, sker opgraderingen samtidig - uden at I skal foretage jer noget. I får ingen ekstra regninger, da det er en del af abonnementet - og vi koordinerer med Moderniseringsstyrelsen, så I slipper for nedetid eller besvær.

06

Det er nemt at komme igang

I skal ikke bruge en masse tid på forberedelse og undervisning. Der går nogle få uger, så er I igang. Vi leverer en køreklar løsning, med alle brugere oprettet. I skal udfylde en liste over jeres brugere så klarer vi resten sammen med Moderniseringsstyrelsen. Undervisningen foregår hos jer og Hotline er klar, når der er spørgsmål. I bliver hurtigt fortrolige med Aqoola.

Ordentligt integreret i Navision Stat

about-01b (1).jpg

I bliver ikke bremset i jeres arbejde pga. kreditorer ikke er overført til workflowet, eller fordi de godkendte fakturaer importeres til bogføring på bestemte klokkeslet.

Med Aqoola sker tingene med det samme, så I kan færdiggøre det I sidder med, uden at skulle vente på periodiske overførsler.

service-02a (1).jpg

Jeres fakturaer bliver arkiveret i Navision Stat, så I kan åbne dem direkte fra jeres finans- og kreditorposter, hvor I også kan se hvem der har godkendt. Det sparer tid for controlleren.

I webarkivet, kan godkenderne se de fakturaer de selv har godkendt. Fritekst-søgning er smart, når man ikke kan huske hvor man sidst købte noget.

Giv revisoren adgang, så slipper I for at bruge tid på at finde bilag frem, når I skal lave årsrapport.

about-01b (1).jpg

Hvis I bruger budget-funktionen i Navision Stat, kan lærerne set status for de fag de er ansvarlige for, før de foretager deres indkøb.

Aqoola viser budgettet, hvad der er brugt og hvad der er tilbage. I kan sågar se hvad pengene er brugt til.

Det er rart for lærerene og nemt for bogholderiet. Alle sparer tid og får bedre indsigt og overblik.

about-01b (1).jpg

Bogføring går hurtigere end i andre systemer. Fra Aqoola-menuen i Navision Stat importeres godkendte bilag når det passer bogholderiet. Bogfør-knappen (eller F9) starter bogførings-rutinen, der automatisk bogfører alle bilagene, i en arbejdsgang.

Aqoolas integrationen i Navision Stat er lavet sådan at kontering bliver valideret i workflowet. Bogholderiet får besked hvis koneringen er mangelfuld eller den konterede moms afviger fra det der står på fakuraen. Så slipper I for at få fakturaer ind i Navision som kræver efterbehandling, før de kan bogføres.

Et-kliks-bogføring

Bogfør-knappen (eller F9) bogfører alle bilag, i en arbejdsgang. Workflowet har kontrolleret konteringen og I undgår at fejl forsinker processen.

Straksoprettelser

Kreditorer kan straks-overføres til Aqoola fra kreditor-stamkortet, så I kan afslutte jeres opgaver uden at vente på periodiske opdateringer.

Fakturaer i Navision

Fakturaer og kreditnotaer arkiveres i selve Navision. De kan åbnes fra finans- og kreditorposter, så I kan se dem uden at logge på workflowet.

Fagbudgetter

Lærerne kan se status på de fagbudgetter de er ansvarlige for. Hvad er budgettet, hvad er der tilbage, og hvad er pengene brugt til.

Fritekstsøgning

I kan søge i fakturatekst selv om den ikke er brugt til bogføring. Alle tekst indekseres og gøres søgbar. Hvis et ord står på fakturaen kan I finde den.

Se godkendere

Godkenderne fra workflowet fremgår af finans- og kreditorposterne i Navision Stat, så I kan se hvem der har godkendt, uden at åbne webarkivet.

Betalingsvalidering

Betalingsoplysninger tjekkes ved modtagelse, så I ikke kommer til at sende fakturaer til godkendelse hvor fx. bankkontoen er blevet ændret.

Mailnotifikationer

Man får en mail med en samlet oversigt over dagens nye godkendelser. Der udsendes automatisk rykkere, hvis brugerne ikke godkender til tiden.

Påmindelser

Bogholderiet kan markere igangværende opgaver og sende  besked til brugerne. Det er bl.a. rart op til ferier, hvor man gerne vil have bogført mest muligt. 

Autokontering

Kontering kan ske automatisk ud fra kreditor eller kreditor og godkender i kombination. Det sparer tid og minimierer risikoen for fejl.

Kreditor på posteringer

Hvis I vil have kreditoren indsat som bogføringstekst kan Aqoola gøre det automatisk, når fakturaen bliver bogført i Navision.

Massegodkendelse

Hvis ledelsen gerne vil gennemse godkendte fakturaer inden bogføring, kan de godkende fra oversigten, uden at åbne opgaverne. 

“Det er super brugervenligt - og lynhurtigt i samarbejde med Navision. Derfor vil jeg anbefale Aqoola til nye og især til dem der har Indfak2”

Susanne Elida Jensen, Rødkilde Gymnasium

“Det er blevet meget nemmere nu. Jeg kan bogføre det hele på en gang og lave udbetalings-kladden med det samme. Man får at vide med det samme hvis en bankkonto eller moms ikke stemmer”

Annemette Søndergaard Sørensen, Vestjysk Gymnasium Tarm

“Jeg er lidt overrasket, over hvor nemt det har været. Det tog ingen tid, så var vi igang. Jeg har ellers altid været lidt nervøs over at få sådan et system”

Karen Skals, Favrskov Gymnasium

“Vi føler os mere trygge ved at det er en løsning der er integreret med Navision. Vi kan godt lide at man kan se fakturaerne i Navision, uden at man skal skifte mellem systemer”

Inga Munk Stevn, VUC & HF Nordjylland

Nemt at lære

I bliver hurtigt fortrolige med Aqoola. Undervisningsvideoer viser hvordan man gør og der er indbyggede hjælpetekster på alle knapper.